Кто может подписывать приказы? Кто может подписывать первичные документы? Обязательные реквизиты первичных документов На чем не может быть факсимиле.

Закон «О бухгалтерском учете» предусматривает необходимость проведения инвентаризации активов и пассивов в сроки и порядки им самим определяемые (статья 11). Следовательно, бухгалтеры составляют помимо прочего для сверки состояния общих расчетов имевших место между участниками договора на определенную дату.

Кто может подписывать акт сверки

Уполномоченные субъекты

Законодательство не устанавливает требований к составлению и оформлению . Но, правоприменительная практика такова, что акты сверки составляются. При составлении акта сверки желательно руководствоваться требованиями, предъявляемыми к оформлению первичной документации бухгалтерского учета (статья 9 Закона «О бухгалтерском учете), невзирая на то, что акт сверки таковым не является.

В рассмотрении вопроса кому надлежит ставить подпись на акте сверки, мы будем отталкиваться от принципов корпоративного права закрепленных в Гражданском кодексе РФ:

• Права и обязанности юридического лица осуществляются его исполнительными органами согласно учредительным документам (статья 53), а также представителями уполномоченными на это доверенностью (статья 182).
• Исполнительный орган юридического лица — это руководитель (президент, директор, генеральный директор и т.д.). Руководителя назначает , круг полномочий директора определен в уставе организации, трудовой договор с директором заключает общее собрание учредителей.
• Бухгалтер действует на основании трудового договора и должностных обязанностей. Подпись бухгалтера имеет юридическую силу, если он был уполномочен на совершение юридических действий, а именно подписание приказом или доверенностью, предпочтительность и образцы которых приведены далее. Это также касается главного бухгалтера.

Значит, ответом на вопрос кто подписывает акт сверки, всегда будет директор по , а если бухгалтер, то по доверенности предусматривающей такие полномочия.

Одностороннее подписание

В правоприменительной практике акт сверки – документ подписываемый обеими сторонами. Порядок его составления и подписания рекомендуется оговаривать в заключаемом договоре.

Иногда, направляемые акты сверки снабжают пометкой, о том, что документ необходимо подписать или внести коррективы в течение N-го количества дней и обеспечить , в противном случае документ считается подписанным второй стороной, а признанным. Такая пометка, а, следовательно, односторонний акт сверки будет иметь силу, только если была заранее оговорена в договоре или предусмотрена в законодательстве (например, по договору строительного подряда).

Правила составления

Мы отметили выше, что утвержденного образца обсуждаемого нами документа в законодательстве не существует, но наличие и соответствие нижеследующей информации в нем будет только на пользу бухгалтерии сторон:

• правильное указание всех реквизитов: , организационно-правовые формы, ;
• номер и дата договора;
• номера , актов выполненных работ или предоставленных услуг, накладных и т.п.;
• акт сверки сам должен иметь дату, сумму и ;
• указание суммы задолженности в скобках прописью;
• отдельное выделение ;
• заверение уполномоченными лицами: подписи, их расшифровку, должности и печати, как было указано в начале статьи.

Подпись на акте сверки — тема видео ниже:

Подписание при увольнении

Крупные предприятия при увольнении главного бухгалтера или работника, в чьи должностные обязанности входило ведение расчетов с контрагентами, составляют акты сверки обоюдных расчетов с контрагентами с последующим включением их к акту приема-передачи документов новому работнику. Процедура носит рекомендуемый, а не обязательный характер, ее проведение полностью подвластно решению собственника.

Для того чтобы акт сверки, подписанный работником (например, бухгалтером) был легитимным, руководитель выписывает доверенность с указанием следующей информации:

• дата и город составления документа;
• если доверенность оформляется не на фирменном бланке, полные реквизиты юридического лица – работодателя;
• ФИО бухгалтера и паспортные данные;
• круг полномочий;
• с/без права передоверять полномочия;
• на какой период выдается;
• заверение подписи доверенного лица;
• подпись, расшифровка подписи, должность руководителя и печать.

Образец-бланк доверенности .

Доверенность на право подписи АС

Приказ на право подписи

Некоторые организации предпочитают оформлять приказ на бухгалтера наделяющий его правом подписи. Приказ должен охватывать следующие пункты:

• дата, номер;
• название: о наделении правом подписи;
• причина: в связи с производственной необходимостью или в целях оптимизации документооборота;
• основание: статьи 7 и 9 закона «О бухгалтерском учете»;
• предоставление права первой подписи главному бухгалтеру актов сверки двусторонних расчетов;
• установление персональной и материальной ответственности;
• удостоверение подписи наделенного полномочиями;
• ознакомление с содержанием под роспись;
• возложение контроля над исполнением.

Образец приказа

Важно! Приказ является локальным актом, его действие не распространяется на третьих лиц вне предприятия.

Регулирующее право для приказа – трудовое, в отличие от доверенности, которая выдается для действия вне предприятия. Регулирующим правом в этом случае является гражданское. На основании вышеизложенного, рекомендуется требовать с контрагента доверенность, а не приказ, в случае подписания документов не руководителем предприятия.

Письмо с просьбой подписать АС

Как и любое исходящее письмо, письмо контрагенту с просьбой скрепить подписью акт сверки должно соответствовать правилам деловой переписки и иметь следующую информацию:

• дату, номер;
• название организации адресата, организационно-правовую форму, точный юридический адрес;
• вежливое обращение к руководителю;
• ссылку на заключенный договор, реквизиты;
• просьбу завизировать прилагаемый акт сверки;
• подпись, расшифровка подписи, должность, печать (оттиск печати на письме оформленном на бланке не обязательна).

Рекомендуется всю исходящую документацию оформлять на бланке, в двух экземплярах: один для контрагента, второй для собственной канцелярии предприятия, на которой ставится подпись о получении корреспонденции первым.

Образец письма с просьбой подписать акт сверки .

Образец письма с просьбой

Если контрагент не подписывает документ

Скрепление актов сверки подписью является добровольным действием. Давайте разберемся, какие действия предпринимать в случае неподписания акта сверки контрагентом. Как уже отмечалось выше, процедуру визирования акта сверки и сроки желательно предусматривать в договоре заключаемом с контрагентом. При направлении акта, в необходимо отметить: «документ необходимо подписать в течение N-го количества дней и обеспечить возврат второго экземпляра составителю, в противном случае документ считается подписанным второй стороной, а сальдо расчетов признанным».

В случае отсутствия ответных действий со стороны контрагента, необходимо отправить сопроводительное письмо с актом сверки по почте заказным письмом с уведомлением о получении адресатом. В случае последующего судебного разбирательства, договор, первичная документация, направленный акт сверки, претензия и уведомления о вручении будут служить доказательственной базой безуспешных попыток досудебного мирного урегулирования .

Риски

Невзирая на то, что акт сверки не является первичной документацией, и не предусмотрен в законодательстве, не стоит умалять его значение. Подписание акта сверки со ссылкой на первичные документы, датой подписания, основанием возникновения задолженности вызывает такие последствия как признание задолженности и прерывание срока исковой давности при условии его грамотного составления.

Сроки подписания

Напомним, что составление и подписание актов сверки носит добровольный характер, императивной нормы не существует, поэтому сроки подписания акта сверки предусматриваются сторонами в договоре. При отсутствии таковых, о сроках делается пометка в сопроводительном письме.

Суммируя вышесказанное: несмотря на то, что в законе отсутствует требование составлять акты сверки взаимных расчетов, для осуществления и обязательств бухгалтерам рекомендуется составлять этот документ. Подписывает его уполномоченное лицо: руководитель или бухгалтер на основании доверенности. Выше приведены образцы необходимых документов и даны практические советы по оформлению процедуры сверки счетов.

Много полезной информации о заполнении и подписании АС дано в этом видео:

Доверенности

В соответствии с п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Адресуется лицам, перед которыми представитель будет представлять интересы юридического лица. Доверенность представляет одностороннюю сделку, может быть выдана на имя одного или нескольких лиц.

В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают:

● общие (генеральные ) доверенности – выдаются для совершения представителем самых разнообразных юридических действий от имени представляемого;

● специальные доверенности – выдаются на совершение однородных юридических действий, например заключения однородных сделок (договоров или только договоров поставки);

● разовые доверенности – выдаются для совершения строго определенного юридического действия, например для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор.

Обратите внимание

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 186 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев). Срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

В крупных организациях с большим документооборотом можно рекомендовать составлять реестры доверенностей на право подписи документов, чтобы в любой момент иметь четкую информацию о том, кто из руководителей уполномочен подписывать тот или иной документ.

Обратите внимание

Основаниями для прекращения доверенности являются:

● истечение срока доверенности;

● отмена доверенности лицом, выдавшим ее;

● отказ лица, которому выдана доверенность;

● невозможность выполнения указанного в доверенности действия;

● исполнение предусмотренного в доверенности действия;

● прекращение (реорганизация) юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

● прекращение (реорганизация) юридического лица, которому выдана доверенность;

● смерть гражданина, выдавшего доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

В организациях выдаются доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от поставщиков, отпускающих ТМЦ по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу. Выдача таких доверенностей регламентируется Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Подобную доверенность кроме руководителя (его заместителя) должен подписать еще и главный бухгалтер предприятия (п. 1 Инструкции).

Право подписи доверенностей на получение ТМЦ должностными лицами, уполномоченными на то руководством и главным бухгалтером предприятия, оформляется приказом. Одновременно с приказом выдается доверенность на право подписи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей.

Унифицированные формы доверенностей для получения ТМЦ (№ М-2 и № М-2а) утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а (в ред. от 21.01.2003). Организация самостоятельно выбирает форму в зависимости от специфики деятельности.

В случае необходимости отмены доверенности в организации готовится соответствующий приказ. Он в обязательном порядке должен быть доведен до лица, которому выдана доверенность, а также до третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность.

Организационно-распорядительная документация

К организационно-распорядительным документам, относящимся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в состав Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93, относятся постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Приказ – акт руководителя органа государственного управления, государственного учреждения, коммерческой организации, содержащий обязательные для работников установки. Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. Как правило, предоставление права подписи приказов, распоряжений фиксируется в приказе о распределении полномочий, но может быть подготовлен и отдельный приказ ; кроме того, такое право может быть закреплено в должностной инструкции конкретного работника.

Служебные, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией, в которой, как правило, и оговаривается право подписи таких документов: «Имеет право подписи служебных, докладных записок, справок по вопросам, входящим в компетенцию… (наименование должности)».

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Комиссия создается приказом, подписанным генеральным директором (уполномоченным лицом).

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Право подписи писем имеет руководитель организации (директор, генеральный директор, президент). Право подписи писем по соответствующим направлениям деятельности, как правило, закрепляется в приказе о распределении полномочий, с предоставлением доверенности доверенному лицу. Формулировка в доверенности может быть следующей: «Имеет право подписывать документы и обращения в министерства, агентства, службы, иные органы государственной власти и местного самоуправления, организации по вопросам деятельности предприятия и получать разрешительную документацию».

Договоры

Право подписи договоров имеют:

● лица, занимающие соответствующую должность, согласно учредительным документам организации;

● лица, получившие доверенность.

Следует учитывать, что даже первое лицо компании не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки. Например, в соответствии со ст. 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в возможностях самостоятельно совершать сделки. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10 % уставного фонда или 50 000 установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Также принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50 % балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах).

Как было отмечено выше, различают генеральные, специальные и разовые доверенности. Отличие этих доверенностей следует учитывать при подписании документа, т.к. наличие доверенности еще не подтверждает факт права подписи конкретного договора. Приведем пример.

Согласно доверенности представитель ООО «Промэлектросеть» мог подписать договор поставки с ОАО «Стройдормаш» на сумму до 4 000 000 руб. Однако он заключил договор об оказании услуг с вышеуказанной организацией на сумму 5 000 000 руб. Сделка была признана недействительной.

Обращаем внимание на тот факт, что в случае необходимости досрочного отзыва доверенности по различным причинам следует издавать приказ об отзыве доверенности.

Для проверки подлинности подписи контрагента на договорах можно рекомендовать приводить в анкете контрагента образец подписи руководителя.

Наименование должности

Руководителя, Ф.И.О. Генеральный директор Иванов А.В. Образец подписи

Образец оттиска печати

Окончание в следующем номере.

Е.Г. Юсипова,
зам. начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании,
член Гильдии Управляющих Документацией

Здравствуйте! Согласно статьи 7 Закона РФ от 21.03.1991 N 943-1 (ред. от 03.07.2016) "О налоговых органах Российской Федерации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017), Налоговые органы вправе: помимо иного - требовать от налогоплательщика документы (в т. ч. в электронной форме), служащие основанием для исчисления и уплаты налогов, а также документы, необходимые для контроля за исчислением и уплатой налогов. Согласно пункту 1 статьи 93 НК РФ, должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его представителю) требования о представлении документов. Согласно статьи 93.1 НК РФ, - должностное лицо налогового органа проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика, эти документы путем направления письменного поручения в налоговый орган по месту учета лица, у которого должны быть истребованы указанные документы (информация). В течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган по месту учета лица, у которого потребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов (информации). Далее согласно «ПОРЯДОКУ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПОРУЧЕНИЙ ОБ ИСТРЕБОВАНИИ ДОКУМЕНТОВ (ИНФОРМАЦИИ)» установленному ПРИКАЗОМ от 8 мая 2015 г. N ММВ-7-2/189 ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДУСМОТРЕННЫХ НАЛОГОВЫМ КОДЕКСОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИСПОЛЬЗУЕМЫХ НАЛОГОВЫМИ ОРГАНАМИ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ СВОИХ ПОЛНОМОЧИЙ В ОТНОШЕНИЯХ, РЕГУЛИРУЕМЫХ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ О НАЛОГАХ И СБОРАХ, ОСНОВАНИЙ И ПОРЯДКА ПРОДЛЕНИЯ СРОКА ПРОВЕДЕНИЯ ВЫЕЗДНОЙ НАЛОГОВОЙ ПРОВЕРКИ, ПОРЯДКА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПОРУЧЕНИЙ ОБ ИСТРЕБОВАНИИ ДОКУМЕНТОВ, ТРЕБОВАНИЙ К СОСТАВЛЕНИЮ АКТА НАЛОГОВОЙ ПРОВЕРКИ, ТРЕБОВАНИЙ К СОСТАВЛЕНИЮ АКТА ОБ ОБНАРУЖЕНИИ ФАКТОВ, СВИДЕТЕЛЬСТВУЮЩИХ О ПРЕДУСМОТРЕННЫХ НАЛОГОВЫМ КОДЕКСОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НАЛОГОВЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ (ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ НАЛОГОВЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЙ, ДЕЛА О ВЫЯВЛЕНИИ КОТОРЫХ РАССМАТРИВАЮТСЯ В ПОРЯДКЕ, УСТАНОВЛЕННОМ СТАТЬЕЙ 101 НАЛОГОВОГО КОДЕКСА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)», следует следующее:

Настоящий Порядок разработан в соответствии со статьями 93, 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) и определяет порядок взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), а также информации относительно конкретной сделки.

2. Настоящий Порядок так же применяется в следующих случаях:

1) при рассмотрении в соответствии с абзацем вторым пункта 1 статьи 93.1 Кодекса материалов налоговой проверки на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа о назначении дополнительных мероприятий налогового контроля;

2) при истребовании документов (информации) у участников проверяемых сделок, располагающих документами (информацией), касающимися (касающейся) этих сделок, на основании пункта 7 статьи 105.17 Кодекса.

3. Налоговый орган, осуществляющий налоговую проверку или иные мероприятия налогового контроля, направляет письменное поручение об истребовании документов (информации) в налоговый орган по месту учета контрагента проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) либо лица, располагающего документами, касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), у которого должны быть истребованы указанные документы (информация).

Форма Поручения об истребовании документов (информации) установлена приложением N 17 к настоящему приказу.

4. В течение пяти рабочих дней со дня получения поручения об истребовании документов (информации) налоговый орган по месту учета лица, у которого подлежат истребованию документы, направляет этому лицу требование о представлении документов (информации). К данному требованию прилагается копия поручения об истребовании документов (информации).

Форма Требования о представлении документов (информации) установлена приложением N 15 к настоящему приказу.

5. В случае, если контрагент проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) либо лицо, располагающее документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), состоят на налоговом учете в налоговом органе, проводящем налоговую проверку или иные мероприятия налогового контроля, требование о представлении документов (информации) направляется этому лицу указанным налоговым органом. При этом поручение об истребовании документов (информации) не составляется. Требование о представлении документов (информации) в этом случае подписывается руководителем (заместителем руководителя) налогового органа.

Рекомендация эксперта
Также можете ознакомиться с Определением Конституционного Суда Российской Федерации от 04.12.2003 N 418-О, согласно которого - подписание требования о представлении документов не руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, а иными принимающими соответствующее решение должностными лицами налогового органа не меняет правовую природу этого акта как ненормативного, возлагающего на налогоплательщика определенные обязанности.

Ирина Шлячкова

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 22 марта 2010 г. N 03-02-07/1-122 Об истребовании у налогоплательщика документов налоговым органом при проведении налоговой проверки

Вопрос: 1. Может ли налоговый орган требовать предоставления пояснений, основываясь только на статье 31 НК РФ, при этом не указывая, что проводится камеральная проверка (статья 88 НК РФ) и за какой период, указывая только, что в отчетности имеется несоответствие?

Каковы законные основания требования по предоставлению пояснений налоговым органом, если не проводится камеральная проверка? Имеет ли право налоговый орган требовать предоставления пояснений и в каких случаях, предусмотренных законодательством?

2. Является ли законным "Сообщение с Требованием о предоставлении пояснений", направленное налоговым органом, при этом оно подписано специалистом 1 разряда налогового органа, а не заместителем инспекции или начальником инспекции?

3. Каким должностным лицом налогового органа должно быть подписано требование о предоставлении документов в рамках статьи 93.1 НК РФ и должна ли стоять печать налогового органа на требовании?

4. Каким должностным лицом налогового органа должно быть подписано требование о предоставлении документов и требование о предоставлении пояснений по налоговой декларации при проведении камеральной проверки в рамках статьи 88 НК РФ и должна ли стоять печать на требованиях?

Ответ: В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено письмо от 24.02.2010 N 1-24 и сообщается следующее.

Подпунктом 4 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) предусмотрено право налоговых органов вызывать на основании письменного уведомления в налоговые органы налогоплательщиков для дачи ими пояснений в связи с уплатой налогов либо в связи с налоговой проверкой, а также в иных случаях, связанных с исполнением ими законодательства о налогах и сборах.

В соответствии с пунктом 3 статьи 88 Кодекса налоговые органы вправе истребовать у налогоплательщика пояснения, если камеральной налоговой проверкой выявлены ошибки в налоговой декларации (расчете) и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, либо выявлены несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа, и полученным им в ходе налогового контроля.

Согласно пункту 1 статьи 93 Кодекса должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его представителю) требования о представлении документов.

Статьей 93.1 Кодекса предусмотрено, что должностное лицо налогового органа проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика, эти документы путем направления письменного поручения в налоговый орган по месту учета лица, у которого должны быть истребованы указанные документы (информация). В течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган по месту учета лица, у которого потребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов (информации).

Формы Уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) и Требования о представлении документов (информации) утверждены приказом ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@.

Формы указанных документов не предусматривают подпись руководителя (заместителя руководителя) налогового органа в качестве обязательного реквизита и печать налогового органа.

Как следует из определения Конституционного Суда Российской Федерации от 04.12.2003 N 418-О подписание требования о представлении документов не руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, а иными принимающими соответствующее решение должностными лицами налогового органа не меняет правовую природу этого акта как ненормативного, возлагающего на налогоплательщика определенные обязанности.

Заместитель директора Департамента С.В. Разгулин

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 4

ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ

В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др.

В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, - правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.). Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

На чем издан документ

При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.

Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

Руководитель

Федерального

медико-биологического

агентства Личная подпись В. В. Уйба

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка).

При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляют следующим образом:

И. о. руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации.

"И. о." - это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т. е. сокращение, применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью. При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение "И. о.", допустимо указывать должность полностью :

Исполняющий обязанности

руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Основание для права подписи

Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1). В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя.

Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица. Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий) (приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени организации.

Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например:

Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина

Начальник

Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 - 189).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Если руководителям структурных подразделений предоставляется право подписывать документы, для издания документов могут использоваться как бланки структурных подразделений, так и бланки документов организации. Решение о видах бланков, используемых в организации, принимает руководитель организации.

Документ может подписываться несколькими должностными лицами, например руководителем организации и главным бухгалтером. В такой ситуации подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

Главный бухгалтер Личная подпись В. Ю. Зюлькова

Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы, издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление, совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора, протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо, которое указано в преамбуле договора. Там же указывается и основание, на котором лицу принадлежит право подписи, - устав организации, доверенность.

Подписи группы лиц

Протоколы заседаний, как правило, подписываются двумя лицами - председателем заседания или председательствующим на заседании и секретарем, если нормативными правовыми актами не предусмотрен иной порядок подписания протокола. "Иной порядок" может предусматривать подписание протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа или одним лицом - председателем (председательствующим). Например, в соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010) протоколы заседаний советов директоров (наблюдательного совета) подписываются одним лицом - председательствующим на заседании (п. 4 ст. 68), который несет ответственность за правильность составления протокола, а протоколы заседаний счетной комиссии общества - всеми членами комиссии. Всеми членами комиссии подписываются и протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и других комиссий. В случае подписания протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа подписи оформляются следующим образом :

Председатель Личная подпись А. Д. Головин

Секретарь Личная подпись О. В. Килина

Члены Личная подпись А. В. Замуриев

Личная подпись П. Н. Рейзман

Акт подписывается аналогичным образом, если он отражает деятельность комиссии. Если акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются подписи и фамилии лиц, составивших акт; например, в акте приема-передачи документов и дел:

Документы передал: Документы принял:

И. О. Фамилия ___________ И. О. Фамилия

(подпись) (подпись)

Подпись составителя документа

Многие документы в организациях (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления и др.) подписывают их непосредственные составители. Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях:

в заголовочной части:

Руководителю ФМБА России

В. В. Уйба

от консультанта отдела кадров

В. П. Воронова

В подписи - только личная подпись сотрудника.

Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках:

Начальник

мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин

Удостоверение подлинности подписи

Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров Личная подпись И. В. Соловьян

Подпись заместителя, исполняющего обязанности

Определенные проблемы возникают при оформлении подписи на документе в случае, если документ подписывает не руководитель, должность и фамилия которого указаны в документе, а иное лицо, имеющее право подписывать документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит положений, устанавливающих порядок подписания документов в подобных случаях. Нормативным документом, регулирующим данные ситуации в настоящее время, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И. о. заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

Исполняющий обязанности

заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Организации, не являющиеся федеральными органами исполнительной власти, также могут использовать данный порядок оформления подписи. Многие организации для подобных случаев применяют штампы с указанием инициалов и фамилии должностного лица, чтобы не писать фамилию от руки.

Факсимиле

Наряду с проставлением личной подписи в определенных случаях в документах может использоваться факсимиле подписи. При этом следует иметь в виду, что ГК РФ установлено следующее: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон".

В определенных сферах деятельности применение факсимильного воспроизведения подписи не допускается, например при оформлении первичных учетных документов. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.09.2010) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Таким образом, в первичных учетных документах использование факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, не допускается.

В остальных случаях, если не имеется каких-либо ограничений в законодательстве или иных нормативных актах, организации самостоятельно определяют порядок использования факсимиле при подписании документов.

Электронная цифровая подпись

Законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, в частности Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007), определен порядок применения электронной цифровой подписи для удостоверения электронных документов. Закон создает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

К таким условиям можно отнести:

Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Владельцем электронной цифровой подписи может быть физическое лицо, которому удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и который владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью аппаратных и (или) программных средств создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах, т. е. подписывать электронные документы.

Сертификат ключа электронной цифровой подписи выдается по заявлению физического лица удостоверяющим центром - организацией, имеющей соответствующую лицензию.

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 27.07.2010) предусмотрено: "Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" (п. 3 ст. 11).

Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования "иных аналогов собственноручной подписи" (кроме электронной цифровой подписи). В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах .

Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля. Как правило, электронная цифровая подпись включает фамилию лица, подписавшего документ, номер сертификата ключа электронной цифровой подписи, дату подписания документа. В электронной цифровой подписи могут указываться и другие сведения, состав которых определяется программно-техническими средствами.

Примерный образец

Минздравсоцразвития России

(ФМБА России)

О назначении исполняющего обязанности руководителя

В связи с моим убытием в командировку

Приказываю:

1. Назначить заместителя руководителя М. Ф. Киселева исполняющим обязанности руководителя с 25 апреля 2010 г. в порядке совмещения.

2. Установить заместителю руководителя М. Ф. Киселеву надбавку за совмещение в размере 3000 руб. в месяц.

Руководитель В. В. Уйба

Примерный образец

Минздравсоцразвития России

Федеральное медико-биологическое агентство

(ФМБА России)

О распределении обязанностей между руководителями

В связи с кадровыми изменениями, произошедшими в руководстве агентства,

Приказываю:

1. Установить следующее распределение обязанностей между руководителями агентства.

За собой оставляю: общее руководство; совершенствование управления и координацию работы подразделений агентства; взаимодействие с органами власти и управления, органами судебной власти; организацию работы агентства; координацию деятельности подразделений агентства; распределение финансовых средств; вопросы управления персоналом.

Заместитель руководителя по основной деятельности - руководство отделами планирования и организации труда, финансового обеспечения, бухгалтерии.

Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности - руководство отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы транспорта, эксплуатация здания.

2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по вопросам их компетенции.

3. На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем.

Руководитель В. В. Уйба

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М.: ИПК "Издательство стандартов", 2003.

2. Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. N 5.

А. Головин

Полковник запаса,

начальник

мобилизационного отдела

Федерального медико-

биологического агентства

Подписано в печать

Статья 20 ТК РФ утверждает, что в трудовых отношениях есть два человека, это работник и работодатель. Работодатель – это физическое лицо, либо юридическое. А работодателем может стать любой человек, получивший определенные полномочия от главного руководителя. То есть необходимо написать доверенность, чтобы человек более низкого ранга, чем работодатель, имел необходимые полномочия. Вернее не доверенность, а скорее это приказ о назначении человека обладающего правом подписи. В случае, если главный кадровый работник, либо сам директор будут отсутствовать на предприятии, это сотрудник будет выполнять некоторые обязанности. Статья 40 ТК РФ указывает, что если в ООО не выбран уполномоченный орган на общем собрании, который будет иметь право подписи кадровых документов, то выбирается физическое лицо. Этот сотрудник будет иметь право подписи без каких-либо доверенностей. Вести работу, совершать сделки, выдавать доверенность от имени сообщества, издавать приказы и так далее. Физическое лицо назначается посредством внутреннего устава предприятия. То есть приказ создается в любом случае и данные заносятся во внутренние документы сообщества. Теперь физическое лицо является единоличным исполнительным органом.

Если единоличный исполнительный орган, это генеральный директор, то именно он будет назначать кого-либо на должность, а значит, наделит правом подписи кадровых документов. Конечно, получить определенные полномочия может любой человек. Но назначать нужно только специалиста из управленческой структуры, который знаком с учредительными документами, законами и иными нормативными актами, а также имеет представление, что такое локальные нормативные акты.

Назначить главного сотрудника, которым обладал бы правом подписи не так просто. Нужно составить приказ, оформить доверенность и указать должностные инструкции. Исполняющий будет выполнять определенные требования, будет, по сути, устроен на совмещающую должность.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью: