Выбор читателей
Популярные статьи
Автоматизация бизнес процессов – деятельность, направленная на упорядочивание и регламентацию существующих в компании бизнес процессов, методами специализированного программного обеспечения. Такое определение, основано на описании термина бизнес-процесс:
«Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени совокупность работ, предназначенная для получения желаемого результата».
Существует, множество программ, призванных обеспечить автоматизацию процессов. Предлагается автоматизировать как отдельные бизнес-процессы, например, CRM, так и все бизнес процессы компании комплексно. Возможно использование как программ-сервисов, без приобретения и инсталляции, так и десктопных программных продуктов. Среди которых представлены и относительно доступные конфигурации 1С и мощнейшие и дорогие решения, типа SAP.
Но прежде, чем решать какая система вам подходит больше, следует провести анализ, предлагаемых к автоматизации процессов.
Для начала, следует разделить процессы компании, на бизнес процессы:
Для повышения эффективности исполнительной системы , применяется не только автоматизация бизнес процессов, существует достаточное количество инструментов и технологий нацеленных на совершенствование процессов управляемой системы. Которые доказывают свою эффективность тем, что приняты на вооружение компаниями – мировыми лидерами .
Но именно фокусировка на совершенствовании бизнес процессов управляющей системы приносит максимальный вклад в повышение эффективности бизнеса.
«Эффективные бизнес-процессы – ваше мощное конкурентное преимущество!»
К методам совершенствования процессов управляющей системы можно отнести:
Про автоматизацию процессов хочется поговорить отдельно. Все книги про управление бизнес-процессами , которые мне доводилось читать, в один голос кричат:
«Внедряя типовые системы автоматизации бизнес процессов 1С или SAP, вы лишаете свой бизнес индивидуальности», и даже: «Типовая автоматизация процессов приведет ваше дело к неминуемому краху».
Позволяю себе не согласиться с этими выводами!
Откуда берутся такие умозаключения?
Давайте разберемся, что стоит за словами: «система автоматизации бизнес процессов»
.
И так, любая информационная система, в том числе и система автоматизации бизнес процессов, укрупненно представляет собой:
Думаю, что мало у кого возникает, мысль, что база данных и программный код ввода и вывода информации могут привести к краху вашу компанию, значит все дело в пользовательском интерфейсе . Давайте копнем поглубже.
Какие основные процессы, подлежат автоматизации в первую очередь? Конечно же это самые рутинные бизнес-процессы:
А именно из зарегистрированной этими бизнес процессами информации будет формироваться львиная часть отчетности, для принятия решений. И это дает основную ценность автоматизации.
Много ли уникальности у каждой компании в описанных процессах ?
Если конкурентное преимущество вашего бизнеса, заключается в уникальности этих процессов – наверняка поделившись этой информацией вы произведете фурор в «менеджерской» науке.
Можно конечно привести пример, более сложных бизнес процессов программы по автоматизации которых также распространены на рынке, например, автоматизация CRM.
Но, опять хочу высказаться в поддержку систем автоматизации бизнес процессов. Ваши маркетологи (маркетеры) или продажники придумали, что-то намного лучше воронки продаж, или XYZ анализа?
Если нет, то все подобные инструменты, в той или иной степени представлены в предлагаемом на рынке софте.
Тем не менее и у систем автоматизации бизнес процессов есть недостатки и обусловлено это, тем, что разрабатываются они как универсальный инструмент, пригодный к использованию в любом бизнесе.
К ним можно отнести:
Но большинство этих проблем можно решить тщательным подбором решения, ну и конечно любая система обладает возможностью кастомизации под клиента, тут только вопрос цены.
Предоставляемые продукты – это передовой опыт автоматизации бизнес процессов заключенный в программный код – пользуйтесь им.
Кроме того, используя типовые системы автоматизации бизнес процессов, вы сможете оценить эффективное или не эффективное влияние автоматизации на ваш бизнес. И сделаете это с относительно малыми затратами.
Все эти причины, лежат в желании произвести интенсивные изменения в бизнесе, повысить его эффективность, но чужими руками без своего вмешательства и естественно без личной ответственности.
А возможно просто, не желание изменений, а проект автоматизации используется как оправдание: «Вот старались, но не получилось».
Некоторые причины провалов автоматизации проектов:
В целом, конечно же, автоматизация бизнес процессов – сложный и ответственный процесс, в котором должны быть задействованы лучшие силы как компании заказчика, так и компании внедренца. А к выбору системы автоматизации бизнес процессов, надо подходить взвешенно и скрупулезно.
Но, для мелкого и среднего бизнеса автоматизация процессов должна основываться, на стандартных решениях, а крупные компании возможно позволят себе собственные кастомизированные разработки с целью получения максимальной выгоды от внедрения.
Автоматизация бизнес-процессов порой представляется руководителю волшебной палочкой. Только как автоматизировать бизнес-процессы наилучшим образом? Чтобы работа спорилась, бумаги не терялись, регламент помогал, команда действовала, как отлаженный механизм?
В статье разберем нюансы построения и автоматизации бизнес-процессов, рассмотрим, как избежать ошибок, каковы цели и задачи автоматизации бизнес-процессов и с чего начать. Если Вы задумываетесь об улучшении бизнес-процессов и, возможно, о внедрении электронной системы управления ими, внимательно прочтите статью. И берите на карандаш!
Прежде, чем говорить о том, какие возможности открывает автоматизация бизнес-процессов, давайте подумаем, с какими трудностями Вы сталкиваетесь сейчас.
Три нехороших «кита», на которых держится хаос в бизнесе, универсальны. Скорее всего, Вы с ними тоже знакомы:
Еще 10 лет назад моделирование бизнес-процессов большинству компаний казалось трудом дорогим, долгим и потому излишним. Некоторые думают так и сейчас, начитавшись страшных историй о незаконченных проектах и потраченных миллионах, а то и сами подойдя к автоматизации не с того бока. Но оказалось, что компании, работающие над автоматизацией бизнес-процессов, быстрее растут, лучше преодолевают кризисные времена и обходят конкурентов. В таких компаниях сотрудники чувствуют себя комфортнее, что создает правильную рабочую атмосферу в команде. Примерами могут послужить истории Toyota, Amazon, McDonalds, а также - наших клиентов, чьи отзывы об автоматизации бизнес-процессов .
Сегодня умение строить бизнес-процессы и знание, как их автоматизировать, становятся важным конкурентным преимуществом.
Иногда менеджмент компании, занятый стратегическими вопросами, пребывает в заблуждении: у нас все отлажено. Но если Петров знает, что в случае возникновения задачи по маркетингу нужно обратиться к Ивановой, это не бизнес-процесс. А вот конкретная карта действий, универсальным образом описывающая шаги, которые проходят сотрудники для достижения конкретного результата, это уже на бизнес-процесс похоже.
Схема действий, чтобы называть ее бизнес-процессом, должна учитывать три фактора:
Четко смоделированный бизнес-процесс позволит и видеть результат, и контролировать работу на всех этапах, чтобы предотвратить потери и ошибки «на низком старте».
В зависимости от возникновения «тонких мест» бизнес-процесс меняют, корректируют его этапы, смотрят, какие звенья слабы. Если же у Вас возникают трудности с разработкой алгоритмов, мы готовы оказать Вам помощь. Ведь разработка бизнес-процессов - это подготовка к проекту их автоматизации.
Здорово ли сердце вашего бизнеса?
Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение Бизнес-процессы - сердце компании. Как узнать, в форме ли ваш бизнес? Обратитесь к нам и узнайте, как получить максимум от бизнес-процессов и раскрыть полный потенциал вашей компании.
Заказать консультацию
Основная цель разработки бизнес-процессов - это волшебное превращение хаотично сплетенных цепочек внутрифирменных взаимодействий в упорядоченные, согласованные и понятные алгоритмы. Да будет порядок в работе, офисе, в головах сотрудников и в умах руководителей!
Теперь вопрос: как всем этим управлять? Это ж нужен целый штат сотрудников - держать руку на пульсе и внимательно следить за «тонкими местами», «слабыми звеньями» и исполнением всего, что должно исполняться!
Четверть компаний по такому пути и идет, разворачивая отделы качества, расширяя управленческий и секретарский состав. Но гораздо полезнее задаться вопросом, как автоматизировать бизнес-процессы и перенести функцию контроля над ними в одно пространство. Такая система управления бизнес-процессами будет и конструктором, и механизмом мониторинга, и контролером, подающим сигналы, когда что-то идет не по плану. Но чтобы «волшебная кнопка» заработала, все-таки придется потрудиться.
Конечно, цели автоматизации бизнес-процессов заключаются не только в удобном способе контроля. В итоге использование автоматизированной системы управления бизнес-процессами поможет:
Как видите, цели автоматизации бизнес-процессов во многом совпадают и с вашими!
Чтобы было еще понятнее, разберем конкретные функции системы управления бизнес-процессами - «1С:Документооборот 8» - на примерах.
Наглядно мы увидели, чем автоматизированный бизнес-процесс отличается от «сверстанного на коленке». Остается понять, как же прийти к такому уровню автоматизации.
Наверняка Вы слышали истории о компании N, которая внедрила у себя суперсистему, повозилась с ней и, плюнув, вернулась к Excel. Так случается, когда компания сталкивается с непредвиденными сложностями. То сотрудники саботируют непривычный способ работы. То устоявшиеся процессы никак не поддаются регламентации. То бюджет внедрения выходит за рамки желаемого. То сама система тяжела и непонятна, а нужно чтобы «вот тут была кнопка, я ее нажимаю, и все работает».
Руководители часто забывают правило: первый этап, из которых строится автоматизация бизнес-процессов, - задачи. У системы управления документооборотом огромный функционал, способный удовлетворить требования самого прихотливого бизнеса. Но ведь для начала эти требования нужно предъявить.
Наши исследования подтверждают: 70 % трудностей у бизнеса возникает как раз на этапе фиксирования требований и результатов. Поэтому мы оказываем первичные консультации, а также предлагаем услугу предпроектного исследования. Этот этап помогает:
Грамотное фиксирование требований к системе и результатов - это секретный ингредиент успеха проекта автоматизации. Иногда на этом этапе становится понятно, что с бизнес-процессами беда. Тогда нужно их доработать или построить с нуля.
Определившись с задачами, которые стоят перед автоматизацией бизнес-процессов, переходим к формированию проектной команды и к реализации проекта.
Хотите узнать, каких результатов сможет достичь конкретно Ваш бизнес? Обращайтесь к нам для бесплатной консультации - расскажем!
Методология работы любой из программ 1С отражает последовательность проведения хозяйственных операций организации, которые при этом можно объединить в единую цепочку, называемую бизнес-процессом. Чтобы управлять бизнес-процессами, а также упорядочить и автоматизировать эту деятельность, в 1С был разработан специальный механизм.
Прохождение в 1С бизнес процесса отображается посредством графической блок-схемы, называемой картой маршрута, которая дает наглядное представление, что, в каком порядке, при выполнении каких условий происходит. Карта маршрутов бизнес-процессов разделена на этапы. Этап в 1С отделен точкой маршрута, в которой нужно выполнить определенную задачу. Задача – это также объект карты маршрута в программе 1С. В задаче указывается исполнитель (или исполнители), кому адресована эта задача, сроки выполнения и важность. Исполнители – пользователи 1С. Адресатом задачи может быть назначен конкретный сотрудник, один из участников рабочей группы* (отдела, подразделения) или сотрудник, занимающий определенную должность (например, кассир, директор, кладовщик).
*Если задание должны выполнить все сотрудники рабочей группы, то такая адресация называется групповой.
*Параллельный бизнес-процесс 1С может быть продолжен в точке соединения, например, только при условии ее достижения всеми входящими в него ветвями.
Работу бизнес-процесса 1С мы рассмотрим на примере операции типовой продажи в «1С:Управление торговлей 8.3» посредством демонстрационной базы с сайта ИТС 1С в редакции 11.3.2.193.
Карта начинается с пункта Старт, без которого бизнес-процесс не может быть начат (стартован). Точек старта может быть несколько, но в нашем примере условие выбора появляется после него, и продолжение маршрута зависит от результата заключения сделки.
Далее на блок-схеме присутствуют желтые прямоугольники – точки маршрута с указанием в них сотрудника*, который должен выполнить поставленную задачу. Все завершенные задачи будут заштрихованы. Конечная точка – Завершение. Белые прямоугольные сноски – справки – пояснение к точкам маршрута.
*Для простоты исполнителем на нашем примере схемы в желтых прямоугольниках везде указана должность «Менеджер», но на практике должности могут розниться, в зависимости от полномочий и обязанностей сотрудников, способных выполнить поставленную задачу.
Для запуска бизнес-процесса «Типовая продажа» требуется создание сделки с клиентом, поэтому сначала нужно установить или проверить настройки в соответствующем разделе нормативно-справочной информации (НСИ). Для этого в основном меню необходимо перейти в раздел «НСИ и администрирование – СRM и маркетинг – Настройка CRM» и последовательно установить флажки «Сделки с клиентами» и «Управление сделками».
В данном примере в разделе «НСИ и администрирование – Органайзер» имеется еще ряд настроек для бизнес-процесса, также отмеченных флажками:
Помимо этого в рассматриваемом бизнес-процессе существует возможность получения почтовых уведомлений по новым и просроченным задачам. Для этого нужно установить соответственно флажки «Уведомлять о просроченных задачах по почте» и «Уведомлять исполнителей о новых задачах по почте». При необходимости по каждому пункту можно настроить (изменить) расписание получения почты.
В разделе «CRM и маркетинг – Сделки с клиентами» в списке сделок нужно создать новую сделку и заполнить необходимые поля:
После того, как карточка сделки будет сохранена, появятся две гиперссылки, отображающие текущее состояние сделки:
На закладке «Участники» можно указать сторонние юр. лица, имеющие отношение к сделке (но это не обязательно).
Для продвижения бизнес-процесса нужно перейти в «Мои задачи» в разделе «Рабочий стол – Мои задачи».
Далее открыть новую задачу и заполнить реквизиты: дата начала и важность. Для выполнения этого этапа требуется создания первичного взаимодействия по сделке: перейти по ссылке «Взаимодействие…» и выбрать из списка нужный вариант (заполнение очень простое). Важно перед сохранением документа установить флаг «Рассмотрено».
Данный этап выполнен.
Далее по правой кнопке мыши в списке задач на этапе «Отразить первичный контакт по сделке» установить статус «Выполнено» (или кнопкой «Выполнено» в форме задачи), после чего автоматически будет создана новая задача . Эту задачу нужно заполнить и выполнить по аналогии с предыдущей.
Автоматически появится следующая задача «Подготовить предложение по сделке» . В форме этой задачи нужно перейти по ссылке .
Чтобы коммерческое предложение стало действующим, нужно заполнить поля на всех трех вкладках. Часть полей заполняется автоматически. По окончании провести и закрыть документ с предложением. После чего текущую задачу можно также считать выполненной, установив статус «Выполнено».
Последовательно пройти следующие два этапа: «Провести презентацию по сделке» (презентация товаров) и «Согласовать условия продаж по сделке» (здесь есть возможность скорректировать коммерческое предложение), после чего список задач будет, как на рисунке ниже, и текущей задачей станет .
Данная задача требует оформления заказа клиента . Нужно открыть задачу и заполнить реквизиты. Далее создать заказ по ссылке «Создать заказ» . Заказ автоматически заполнится данными коммерческого предложения. Его нужно провести, отредактировав при необходимости. В случае предоплаты, потребуется ввод документа об оплате. Все товары в заказе будут со статусом «К обеспечению» . Завершить задачу, установив статут «Выполнено» .
Новой задачей станет этап . Для подтверждения этой задачи нужно наличие пакета документов «Коммерческое предложение», «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг» . В случае предоплаты еще и документ, подтверждающий оплату по сделке.
На форме задачи есть соответствующая ссылка «Документы по сделке» . Перейдя по ней в список документов, создадим документ реализации непосредственно из документа «Заказ клиента» . Для этого все товары в заказе нужно перевести в статус «Отгрузить» и по кнопке «Создать на основании» создать и провести реализацию товара. На форме списка нажать кнопку «Сформировать» . Произойдет обновление пакета документов по сделке. После этого задачу можно перевести в статус «Выполнено» .
Следующей будет задача . Здесь нужно выполнить проверку документов по оплате сделки при условии отсрочки платежка (также по ссылке «Документы по сделке» ). Выполнение этого этапа нужно при наступлении срока оплаты.
Последним этапом будет . Прямо из формы задачи по гиперссылке открыть сделку и изменить ее статус на «Выигранная» . Сохранить изменения в сделке. После чего установить задачу в статус «Выполнено» .
Бизнес-процесс - совокупность действий, которые осуществляются сотрудниками в определенной последовательности в процессе деятельности компании и направлены на достижение конечной цели. Управление бизнес-процессами – ключевая задача менеджмента, от качества выполнения которой напрямую зависят результаты деятельности всего бизнеса.
Автоматизация бизнес-процессов систематизирует деятельность компании, значительно сокращает время выполнение задачи, а следовательно, позволяет сократить затраты в любой отрасли и сделать бизнес более эффективным.
ООО "Бригита" имеет успешный опыт автоматизации бизнес-процессов на базе 1С:Документооборот 8. Наши специалисты неоднократно реализовали в системе прохождение ключевых процессов, начиная с поступления заказа до момента его исполнения и получения финального продукта.
В результате комплексной автоматизации бизнес-процессов компания получает действующую систему управления операционной деятельностью:
Структурирование бизнес-процессов оказывает существенное влияние на управление персоналом. Менеджмент компании в процессе автоматизации получает четкое представление о наличии "слабых мест" в штатной расстановке и получает возможность оптимизировать структуру компании. Помимо этого, четко прописанные процессы способствуют быстрой адаптации новых сотрудников и позволяют, руководствуясь инструкциями и описанием процесса, в кратчайшие сроки начать выполнять свои обязанности не хуже коллег, работающих на аналогичных должностях длительное время.
Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.
В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:
Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.
Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор , и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:
Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.
Пользователь может в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке Мои задачи . Список автоматически загружается при запуске программы.
Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.
Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса Согласование .
Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программе предусмотрен отдельный список, например, список согласований:
Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как:
Например, шаблон бизнес-процесса Согласование договора может выглядеть следующим образом:
В карточке вида документа можно указать перечень связанных с ним шаблонов бизнес-процессов. Этот перечень будет автоматически использоваться при создании новых бизнес-процессов на основании документов этого вида. В приведенном примере вид входящего документа Договор связан с приведенным выше шаблоном Согласование договора и двумя другими шаблонами – Утверждение договора (простое) и Регистрация договора .
Статьи по теме: | |
Какая программа лучше подходит для отдела кадров
Правильное ведение кадровых данных в программе 1С:ЗУП очень важно. Иначе... Автоматизация процессов транспортной логистики предприятия Управление проектом автоматизации логистических процессов складского комплекса
1.7. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ И ЛОГИСТИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ 1.7.1.... Об утверждении типовых документов по созданию контрактной службы заказчиков воронежской области, назначении контрактного управляющего
по телефонам Москва: (499) 346-72-95 Санкт-Петербург: (812) 429-73-11... |